Vergabeunterstützung / Vergabeunterlagen
Im Rahmen von Vergabeverfahren unterstützen wir Behörden neutral, effizient und unter Einhaltung des Vergaberechts bei der Beschaffung von Software für den Facheinsatz.
Mitwirkung bei der Vorauswahl
Diese Etappe dient der Vorauswahl der Bewerber mit dem Ziel einer Beschränkung auf geeignete Angebote. audit-kommunal wirkt bei der Beschreibung und Abstimmung von Auswahlparametern für eine Vorauswahl mit.
Erstellung eines Leistungsverzeichnisses
Zunächst werden die Anforderungen der Behörde an die zu beschaffende Software erhoben. Dazu zählen allgemeine Parameter wie z.B.
- die vorgesehene Systemumgebung,
- die Datensicherheit und der Datenschutz,
- notwendige Schnittstellen sowie
- ergonomische Aspekte.
Das Hauptaugenmerk gilt den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Fachgebietes. Soll zum Beispiel ein Doppik-Verfahren beschafft werden, sind Vorgaben hinsichtlich
- der Haushaltsplanung,
- der Haushaltsüberwachung,
- der Buchführung,
- dem Jahresabschluss sowie
- der Anlagenbuchhaltung
zu erheben. Eine wichtige Rolle spielen darüber hinaus Anforderungen an sonstige Leistungen, z.B.:
- Altdatenübernahme,
- Installation,
- Schulungsmaßnahmen und
- Service.
Für diese Erhebung werden Interviews mit den betroffenen Ämtern und Fachspezialisten durchgeführt.
Zur Vereinfachung des Erhebungsprozesses nutzen wir für verschiedene Fachgebiete bereits überregional abgestimmte Anforderungskataloge, die als Grundlage für ein spezielles Leistungsverzeichnis verwendet werden können.
audit-kommunal legt das so entstandene Leistungsverzeichnis zunächst als abstimmungsfähigen Entwurf vor, so dass die ausschreibende Behörde noch individuelle Änderungen oder Ergänzungen vornehmen kann. Die Einarbeitung von Änderungs- oder Ergänzungswünschen zu den Anforderungen und Bewertungsmaßstäben sowie die Aufbereitung des Leistungsverzeichnisses für die Angebotsunterlagen sind ebenfalls mögliche Leistungen.
Vergabeunterstützung / Angebotsauswertung
Prüfung und Auswertung der eingegangenen Angebote
Im Anschluss an die Angebotseröffnung und formale Prüfung der Unterlagen durch die ausschreibende Behörde, übernimmt audit-kommunal die Durchsicht der eingegangenen Angebote. Dabei hat sich folgendes Vorgehen bewährt:
- Vergleichende Grob-Bewertung der ausgewählten Angebote,
- Aufstellung eines Vergleichsrahmens für die Vorauswahl der Angebote,
- Unterstützung bei der Auswahl der interessantesten Angebote,
- detaillierte preisliche und fachliche Bewertung der Top-Angebote,
- Klärung offener Punkte der Angebote, Recherchen zur Erfüllung der Anforderungen, ggf. Begleitung bei der Durchführung eines Bietergespräches.
Die von audit-kommunal angefertigten Bewertungsunterlagen werden für das Vergabegremium der beschaffenden Behörde aufbereitet und präsentiert.
Unterstützung bei der Anbieterauswahl
Im weiteren Verlauf des Verfahrens ist eine Unterstützung mit folgenden Leistungen möglich:
- Erarbeitung einer Vorgabe an die Bieter für eine Vor-Ort-Präsentation,
- Begleitung der Vor-Ort-Präsentationen,
- Unterstützung bei der Recherche und zielgerichteten Befragung von Referenzkunden,
- Spezifikation von Vertragsbedingungen (z.B. Prüfauflagen).
Unterstützung bei der Verfahrenseinführung
Nach der Beschaffung kann audit-kommunal mit der Durchführung von Freigabetests und dem revisionssicheren Aufbau eines Integrations- und Nutzungskonzeptes weitere Unterstützungsleistungen erbringen.
Vergabeunterstützung / Verträge nach EVB-IT
audit-kommunal unterstützt Sie bei der Erstellung eines Vertrages auf der Basis der als Muster herausgegebenen EVB-IT (teilweise noch BVB-IT).
Dazu zählen u.a. folgende Leistungen:
- Anpassung der Vertragsmuster an die individuellen Bedürfnisse der ausschreibenden Stelle,
- Prüfung von Vertragsexemplaren, die von Anbietern vorgelegt wurden,
- Moderation von Vertragsverhandlungen sowie
- Test- und Überwachungsleistungen während der Vertragslaufzeit.
Durch die fachliche Begleitung soll sichergestellt werden, dass die zur Unterzeichnung vorgelegten Verträge inhaltlich formal und fachlich den angebotenen Leistungen bzw. den Anforderungen der jeweiligen Kommune entsprechen.
