ADV-Prüfung und Freigabe der Programme / Anwendungsprüfung
Die in der Öffentlichen Verwaltung zur Anwendung kommenden Softwareprodukte, insbesondere Programme zur Abwicklung finanzwirksamer Vorgänge, sind nach den einschlägigen rechtlichen Vorschriften, vor deren Einsatz auf fachliche und rechtliche Konformität zu überprüfen und formal freizugeben (Programmprüfung).
Als Rechtsgrundlage für das Erfordernis der Freigabe seien hier beispielhaft § 33 Abs. 7 GemHVO (Schleswig-Holstein), § 33 Abs. 5 GemHV (Hessen) und § 26 Abs. 10 GemHVO (Mecklenburg-Vorpommern) genannt.
Die formale Freigabe kann dabei auf der Basis einer erfolgreich absolvierten Programmprüfung bei der Anwenderkörperschaft erfolgen. Daneben besteht auch die Möglichkeit, Programme freizugeben, die bereits einem Prüfungs- und Zertifizierungsverfahren nach öffentlichen Prüfstandards (z.B. OKKSA, SAKD, IDW PS 880) unterzogen und entsprechend zertifiziert wurden (bitte bundeslandspezifische Freigaberegelungen beachten!). Eine Kombination beider Verfahren ist ebenfalls möglich (z.B. durch eine Ergänzungsprüfung).
Der jeweilige Prüfbericht oder das auf der Basis des Prüfergebnisses zuerkannte Zertifikat ermöglichen den formalen Akt der Freigabe des Softwareproduktes.
Neben den eingesetzten Softwareprodukten ist auch deren korrekte Anwendung Gegenstand der ADV-Prüfung. Hierbei soll festgestellt werden, dass die Mitarbeiter die vorhanden EDV-Ressourcen sachgerecht und rechtskonform nutzen (Anwendungsprüfung).
ADV-Prüfung / Programmprüfung
Diese Programmprüfungen dienen zur Feststellung der Sicherheit der eingesetzten Verfahren nach den haushaltsrechtlichen Vorschriften, z.B. in Schleswig-Holstein nach § 33 Abs. 7 GemHVO, in Hessen nach § 12 Abs. 1 GemKVO oder in Thüringen nach der VV ADV-Anforderungen.
Als Besonderheit bei ADV-Prüfverfahren muss vor Beginn der Prüfung eine anwender-individuelle Prüfgrundlage erstellt werden. Als Basis können hier die öffentlich verfügbaren Prüfkataloge anerkannter Organisationen (z.B. OKKSA, IDW usw.) genutzt werden.
Im Übrigen laufen ADV-Prüfverfahren grundsätzlich nach den gleichen Prinzipien ab, die für die TÜV-Prüfung gelten. Dazu zählen folgende Schritte:
- Abstimmung eines Detailplanes für die Prüfung (Termine usw.),
- Bereitstellung vom Unterlagen zum Programm (Dokumentation u.ä.) durch den Auftraggeber,
- Prüfung vor Ort,
- Erstellung des Prüfberichtes sowie
- Feststellung des Prüfergebnisses.
Die Vor-Ort-Prüfung wird meist in einer Testumgebung vorgenommen, die Funktionsgleich mit dem tatsächlich eingesetzten Programmen ist.
Die Prüfung selbst erfolgt in Form der Erfassung und Auswertung zahlreicher Testfälle. Dabei kommen Testabläufe, -daten bzw. -fälle der Prüfstelle zur Anwendung. Prinzipiell sind mehrere Vor-Ort Prüftermine möglich.
Das Ergebnis der Prüfung wird in einem Prüfbericht dokumentiert. Der Prüfbericht enthält zu jedem Prüfkriterium die Feststellungen aus der Vor-Ort-Prüfung sowie den daraus resultierenden Erfüllungsstand. Das eigentliche Prüfverfahren endet mit der Feststellung des Prüfergebnisses. Hierzu zählt auch die Freigabe-Empfehlung an die auftraggebende Stelle (z.B. Rechnungsprüfungsamt).
Die Prüfung von Softwareprodukten bei öffentlichen Anwendern kann formlos beauftragt werden. Nach Eingang Ihrer Anfrage unterbreitet Ihnen audit-kommunal ein individuelles Angebot.
Für konkrete Anfragen steht Ihnen ein Kontaktformular zur Verfügung. Wünschen Sie zunächst weitere Informationen zur Beantragung, zum Ablauf des Prüfverfahrens oder zur Zertifizierung, empfehlen wir die direkte Kontaktaufnahme.
ADV-Prüfung / Anwendungsprüfung
Den Rechnungsprüfern in deutschen Kommunen obliegt es, neben der eigentlichen Prüfung der Rechnungswerke auch festzustellen, dass die zum Einsatz kommenden DV-Verfahren von den Mitarbeitern ordnungsgemäß angewendet werden.
Das Hauptaugenmerk der Anwendungsprüfung richtet sich dabei insbesondere auf
- die Anpassung der Programme entsprechend den speziellen Erfordernissen der Einsatzorganisation,
- der Grad und die Qualität der Anwendung der Programme in den jeweiligen Fachämtern,
- die Einhaltung von Datenschutz- und Datensicherheitsvorschriften im Zusammenhang mit der Programmnutzung,
- der Stand der Schulung der Programmanwender,
- die Organisation des Programmeinsatzes sowie
- Dienstvorschriften, Regelungen und übliche Vorgehensweisen des Programmeinsatzes.
Die Prüfung erfolgt weitgehend in Form von Interviews.
Ergebnis der Prüfung ist ein Bericht, der die Verwaltung in die Lage versetzt, die fach- und rechtskonforme Anwendung der eingesetzten DV-Verfahren festzustellen. Anwenderverursachte Probleme beim Einsatz von Fachprogrammen sowie Möglichkeiten zu deren Abstellung werden dargestellt.
Das Vorgehen bei der Anwendungsprüfung ähnelt dem der Programmprüfung.
- Bestandsaufnahme der eingesetzten Verfahren,
- Abstimmung eines Detailplanes für die Prüfung (Termine usw.),
- Bereitstellung der Unterlagen zu Programmen (Dokumentation u.ä.) und deren Anwendung (Dienstanweisungen u. dgl.) durch die Einsatzorganisation,
- Durchführung der Interviews vor Ort,
- Erstellung eines Berichtes sowie
- Feststellung des Prüfergebnisses.
